一、场地申请
企业微信申请会议室（注意：校办审批过后方可使用）
二、人员配置
1.活动导演一人，负责把控会议进度和流程（主办部门负责安排）
2.议程执行人员一人，负责活动全程切放PPT和调节流程（主办部门负责安排）
3.音控技术人员一人，负责音响话筒、LED屏幕保障（信息技术中心负责安排）
4.摄录技术人员一人，负责拍照摄像、画面直播保障（信息技术中心负责安排）
5.以上人员为最基础保障，主办部门可根据活动规模自行配备舞台催场、会务接待、物料布置等人员。
三、素材资料
1.活动议程纸质版
如有彩排应在彩排时提供，最好在每个环节备注一下音控和屏幕的要求。
若是表演节目应提前备注所需设备要求，如灯光明暗、话筒数量等。
活动正式开始前务必提供议程定稿。
2.活动名称（务必保证全称文字准确，用于会标屏幕设置）
例如：
3.LED屏幕背景图片或PPT（16:9）
例如：
4.两侧竖屏背景PPT
例如：
5.活动音视频
（1）所有节目音频，包括暖场音乐、嘉宾上场音乐、校歌、国歌、表演音乐等。（如有彩排，则需在彩排前审核确定，并拷贝到音控后台）
（2）所有节目视频，包括学校宣传片、国歌视频、校歌视频、节目背景视频、以及其他宣传视频。主办部门务必将所有视频画面审核确认后拷贝到音控后台。（注意：主办部门需要对播放内容负责，技术保障人员可以解决播放的技术问题，但不承担提供素材和画面审核工作）
（3）所有音视频素材尽可能提前编号，并与活动环节顺序保持一致。
命名规则如：01 暖场视频； 02 校歌音频； 03 领导上台音乐 。
（4）所有音视频素材定稿务必在活动正式开始前30分钟完成拷贝，以免影响活动议程。
（5）以上所有素材需要活动主办部门负责人或活动导演完成收集、审核、拷贝，技术保障人员执行播放全部以导演审核稿为准。
（6）校歌、宣传片等素材请按学校统一要求使用最新的标准版，最新素材可在企业微信的微盘中自行获取、按需使用。
四、活动结束
1.导演或主持人引导参会人员（学生）有序疏散。
2.主办部门或校办会务人员回收办会文件、会议物料等，如有涉密材料务必负责删除销毁。
3.主办部门或节目负责人需将所有设备（尤其是话筒）归还至音控室。
4.主办部门联系后勤物业人员打扫活动后场地。
5.技术保障人员关闭设备、整理素材。